Formation de la nouvelle génération d'assistants de workflow

Au fil des ans, les questions et les évaluations des flux de travail se posent fréquemment: Où se trouve la prochaine génération de spécialiste du workflow? C'est une bonne question. Il est souvent suivi de: Puis-je former quelqu'un à être mon expert en flux de travail?

Les réponses sont liées. Il est probable que votre meilleur candidat pour votre spécialiste de workflow de la prochaine génération soit déjà dans votre boutique. Et si vous passez un peu de temps à identifier les candidats et à s’assurer qu’ils sont capables d’apprentissage, vous pourriez être en bonne voie pour maintenir la continuité dans votre flux de travail.

Commençons par les bases. Le flux de travail changera avec le temps. Les solutions et les processus logiciels sont directement liés à l'équipement que vous possédez, qui est susceptible de changer et aux types de travail que vous produisez, lesquels sont également susceptibles de changer. Donc, vous cherchez un candidat qui embrasse le changement. Vous voulez quelqu'un de curieux, de questionnant et d'enthousiasme.

En fonction de la taille de votre magasin, vous voudrez peut-être désigner deux ou trois apprentis pour que vous puissiez continuer à vous développer. S'ils sont enthousiastes, ils peuvent aider à s'entraider tout au long du processus.

Maintenant, vous avez besoin d'un plan d'éducation. Certains de vos plans dépendront du type de flux de travail que vous exécutez, de son automatisation et du nombre de produits utilisés par votre flux de travail. Construisez un plan qui commence au début du workflow et se dirige vers la presse. Comme ceci:

1. Job Onboarding: Comment les emplois entrent-ils dans le magasin? Existe-t-il un frontal Web? Les vendeurs apportent-ils des emplois? Y a-t-il un service de comptoir? Demandez à vos apprentis de découvrir toutes les manières dont le travail intervient pour qu'ils puissent avoir une idée de ce avec quoi les membres de l'équipe du service clientèle et des ventes travaillent. Si vous utilisez des programmes d'estimation, montrez-leur comment ils fonctionnent et comment les informations sont chargées et mises à jour pour qu'elles puissent voir la relation entre les consommables et le prix final.

2. Gestion des tâches: Comment les emplois passent-ils à la production? Comment sont créés les bons de travail? Comment les horaires sont-ils déterminés? Comment les tâches sont-elles effectuées? Si vous disposez d'un workflow hautement automatisé, prenez le temps de les former aux outils d'automatisation du workflow. Pour plus de workflows manuels, organisez une formation sur chaque outil. Aujourd'hui, de nombreux outils ont une formation en ligne, en libre-service, qui peut être un moyen rapide d'accéder aux bases, puis travailler avec les experts en flux de travaux actuels peut combler les lacunes.

3. Exécution des tâches: Chaque atelier a sa propre façon de transformer le travail en production. Les bons de travail sont-ils mis à jour à la main? Sont-ils scannés? Y a-t-il une application qu'ils utilisent sur leur téléphone? Lors de la formation de la prochaine génération, ne prenez rien pour acquis. Promenez-les à travers chaque étape et faites-leur faire les pas pour qu'ils deviennent de la mémoire musculaire.

Ceci est la petite histoire, mais vous comprenez l'idée. Un cheminement comme celui-ci peut prendre un an pour exécuter et développer une équipe de workflow prête à intervenir. Si vous commencez tôt et gardez le doigt sur le pouls d'entraînement, vous devriez être prêt à tout!

N'oubliez pas de jetez un œil aux autres blogs de cette série et passez à mon blog Workflow pour obtenir un guide étape par étape sur la manière d'évaluer le flux de travail que vous avez!

Si vous avez des histoires à partager, contactez-moi! @PatMcGrew sur Twitter, LinkedIn ou Pat.McGrew@KeypointIntelligence.com me parviennent tous. ] Est le directeur principal et évangéliste de l'équipe Software et services de production de KeyPoint Intelligence / InfoTrends. En tant qu'analyste et éducateur industriel, Pat travaille avec les clients d'InfoTrends et leurs clients pour promouvoir l'efficacité de la communication et les meilleures pratiques. Son expérience couvre tous les canaux de communication avec les clients, ainsi que l’impression de transactions, l’impression de données et la production d’impressions commerciales utilisant le offset, le jet d’encre et le toner. Co-auteur de 8 ouvrages, rédacteur de Guide du corpus de connaissances sur les documents électroniques et écrivain régulier dans la presse spécialisée, Pat a remporté le prix #GirlsWhoPrint Girlie 2014 pour son dévouement à l'éducation et à la communication. l'industrie, et le prix Brian Platte Lifetime Achievement 2016 de Xplor International.