Trois questions que les acheteurs d'impression doivent utiliser pour contester le processus et prévenir le syndrome de 30 adresses
Pouvez-vous imaginer écrire la même adresse sur 30 fois?
Ne serait-ce pas un gaspillage complet de votre temps? Est-ce qu'il n'y a pas tellement de choses meilleures que vous pourriez faire?
Incroyablement, cette quantité de répétition existe encore dans les entreprises. J'ai récemment visité une imprimerie. Ils ont procédé à un examen de leurs processus. Et, oui, ils ont découvert qu'ils réécrivaient des adresses jusqu'à 30 fois.
Tout le monde était émerveillé par ces résultats. Personne ne s'est rendu compte de la quantité de duplication effectuée.
Il serait facile de rire de ce que faisait cette entreprise
Cependant, toutes les entreprises seraient sages de vérifier qu'elles n'avaient pas d'histoires d'horreur similaires.
Il est facile pour tout le monde de continuer à faire les choses de la même façon. De nouveaux processus sont ajoutés et, avant de le savoir, vous avez l'équivalent d'un processus de 30 adresses dans votre entreprise.
C'est pourquoi les acheteurs imprimés doivent toujours défier les processus
Les acheteurs qui contestent le processus découvriront qu'ils ont un meilleur contrôle sur leurs projets. Ils peuvent également constater qu'ils ont un meilleur contrôle de leur temps. Ils finiront par atteindre plus, à la fois dans leur travail et personnellement.
Les acheteurs qui ne contestent pas le processus auront du mal à gérer le même niveau de réussite. Ils seront bloqués dans les activités de perte de temps. Ils auront du mal à contrôler leurs projets et leur temps.
Voici trois domaines où vous pouvez vraiment bénéficier d'un processus difficile.
Le processus de commande
Le processus de commande peut être l'une des activités de perte de temps pour un acheteur occupé. Souvent, il y a un processus d'approbation compliqué à traverser. Ensuite, le bon de commande doit être augmenté. Ensuite, le bon de commande doit être approuvé. Ensuite, le bon de commande peut être émis.
Au cours de cette séquence d'événements, il peut être surprenant de voir combien de fois l'information doit être réenregistrée.
Il vaut la peine le temps d'un acheteur en regardant cette séquence d'événements. Y a-t-il plus d'informations pouvant être copiées par voie électronique? Existe-t-il une façon plus automatisée d'obtenir l'approbation du budget?
Cependant, la commande n'est pas le seul processus où il peut être facile de rendre les choses plus efficaces.
Délivrance de fichiers
La fourniture de fichiers peut également être pleine de processus qui nécessitent beaucoup de temps. J'ai vu des entreprises perdre beaucoup de temps sur un rappel inutile. J'ai vu d'autres entreprises où le manque de vérification est effrayant.
Si une grande quantité de fichiers est en jeu, je vous recommande d'utiliser un système tel que Insight ou Delano. Des systèmes comme celui-ci sont hébergés par l'imprimante. Il permet la vérification instantanée des fichiers et le téléchargement lorsque cela est pratique pour les deux côtés. Il permet également à tout le monde à la compagnie de l'acheteur d'effectuer des chèques chaque fois qu'ils ont besoin.
Il existe un autre domaine où il vaut la peine d'être un défi.
Rapports
J'avais l'habitude de participer à la création de nombreux rapports financiers sur les impressions d'une entreprise précédente. Lorsque j'ai hérité de cette tâche, c'était un processus très manuel et long.
Pendant mon temps de travail, j'ai réussi à automatiser beaucoup plus. Une de mes principales améliorations était de demander aux fournisseurs et aux autres contacts internes de fournir des informations formatées de la manière dont j'avais besoin. Cela m'a permis de remplir automatiquement la feuille de calcul.
Ces jours-ci, beaucoup de logiciels d'achat d'impression peuvent créer tous les rapports dont vous avez besoin automatiquement. Vous pouvez également demander aux fournisseurs de pouvoir collecter des informations automatiquement. Bien sûr, vous devriez également vérifier que les rapports que vous êtes invités à augmenter sont réellement nécessaires!
Voici un exemple de la façon dont j'ai sauvé une entreprise beaucoup de temps
Un client de ma mine avait l'habitude de créer des feuilles de travail manuelles pour chaque travail qu'ils produisaient. C'était une tâche très longue.
Lorsque j'ai examiné les opérations de ligne de référence, nous avons apporté quelques modifications à ces feuilles de travail:
- nous avons supprimé beaucoup d'informations inutiles des feuilles de travail
- nous avons créé un modèle d'ordinateur pour les feuilles de travail
- les feuilles de travail ont été peuplées automatiquement à partir d'informations déjà enregistrées
Les acheteurs étaient très reconnaissants pour ces changements. Cependant, au début du processus, certaines personnes n'étaient pas convaincues que le système pourrait être amélioré. C'est une objection très commune.
Que se passe-t-il si je ne vois pas une meilleure façon de faire les choses?
Parfois, il est difficile de voir des façons de changer les choses si vous êtes très proche des processus. Il est toujours plus facile de suggérer des améliorations pour le processus de quelqu'un d'autre.
C'est pourquoi il est très utile de demander à d'autres personnes de commenter vos processus. Vous voudrez peut-être demander à vos collègues ou fournisseurs ou même à un consultant externe.
Que vous choisissiez de le faire vous-même ou de demander de l'aide, vous devrez remettre votre processus au courant plutôt que tard.
Voici trois points d'action pour commencer à améliorer vos processus
- Choisissez un processus pour vous concentrer sur
- Demandez des commentaires sur ce processus auprès de fournisseurs et de collègues
- Notez les améliorations que vous allez créer et créerez un calendrier pour les rendre
Vous ne pouvez pas trouver que vous écrivez la même adresse 30 fois. Mais vous pourriez être surpris de ce que vous trouvez. Vous pourriez être surpris au moment où vous pourrez libérer de cet exercice.
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var mce_preload_checks = 0;
function mce_preload_check () {
si (mce_preload_checks> 40) retourne;
mce_preload_checks ++;
essayer {
var jqueryLoaded = jQuery;
} catch (err) {
setTimeout ('mce_preload_check ();', 250);
revenir;
}
essayer {
var validatorLoaded = jQuery ("# fake-form"). valide ({});
} catch (err) {
setTimeout ('mce_preload_check ();', 250);
revenir;
}
mce_init_form ();
}
Fonction mce_init_form () {
jQuery (document) .ready (function ($) {
var options = {errorClass: 'mce_inline_error', errorElement: 'div', onkeyup: function () {}, onfocusout: function () {}, onblur: function () {}};
var mce_validator = $ ("# mc-embedded-subscribe-form"). valider (options);
$ ("# mc-embedded-subscribe-form"). unbind ('submit'); // supprime le validateur afin que nous puissions entrer avantSubmettre sur le ajaxform, qui appelle alors le validateur
options = {url: 'http://printandprocurement.us2.list-manage1.com/subscribe/post-json?u=d4edbfdd33b29e6ceb15e6b27&id=b5abca5ce9&c=?', tapez: 'GET', dataType: 'json', contentType: " application / json; charset = utf-8 ",
beforeSubmit: function () {
$ ('# mce_tmp_error_msg'). supprimer ();
$ ('. datefield', '# mc_embed_signup'). chacun (
fonction(){
var txt = 'filled';
var fields = new Array ();
var i = 0;
$ (': texte', ceci) .each (
fonction(){
champs [i] = ceci;
i ++;
});
$ (': caché', ceci) .each (
fonction(){
var bday = faux;
if (fields.length == 2) {
bday = vrai;
champs [2] = {'valeur': 1970}; // trompe les anniversaires en ayant des années
}
si (champs [0] .value == 'MM' && champs [1] .value == 'DD' && (champs [2] .value == 'YYYY' || (champs de bday && [2] .value = = 1970))) {
this.value = '';
} else if (fields [0] .value == '' && fields [1] .value == '' && (champs [2] .value == '' || (champs bday && [2] .value == 1970))) {
this.value = '';
} autre {
si (/ [day] /. test (champs [0] .name)) {
this.value = fields [1] .value + '/' + fields [0] .value + '/' + fields [2] .value;
} autre {
this.value = fields [0] .value + '/' + fields [1] .value + '/' + fields [2] .value;
}
}
});
});
renvoie mce_validator.form ();
},
succès: mce_success_cb
};
$ ('# mc-embedded-subscribe-form'). ajaxForm (options);
});
}
function mce_success_cb (resp) {
$ ('# mce-succès-réponse'). hide ();
$ ('# mce-error-response'). hide ();
si (resp.result == "succès") {
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). show ();
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). html (resp.msg);
$ ('# mc-embedded-subscribe-form'). chacun (function () {
this.reset ();
});
} autre {
indice var = -1;
var msg;
essayer {
var parties = resp.msg.split ('-', 2);
si (parties [1] == non défini) {
msg = resp.msg;
} autre {
i = parseInt (parties [0]);
si (i.toString () == parts [0]) {
indice = parties [0];
msg = parties [1];
} autre {
indice = -1;
msg = resp.msg;
}
}
} catch (e) {
indice = -1;
msg = resp.msg;
}
essayer{
si (indice == -1) {
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). show ();
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). html (msg);
} autre {
err_id = 'mce_tmp_error_msg';
html = '
'+ msg +'
';
var input_id = '#mc_embed_signup';
var f = $ (input_id);
if (ftypes [index] == 'adresse') {
input_id = '#mce -' + fnames [index] + '- addr1';
f = $ (input_id) .parent (). parent (). get (0);
} sinon si (ftypes [index] == 'date') {
input_id = '#mce -' + fnames [index] + '- month';
f = $ (input_id) .parent (). parent (). get (0);
} autre {
input_id = '#mce -' + fnames [index];
f = $ (). parent (input_id) .get (0);
}
si (f) {
$ (f) .append (html);
$ (input_id) .focus ();
} autre {
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). show ();
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). html (msg);
}
}
} catch (e) {
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). show ();
$ ('# mce -' + resp.result + '- response'). html (msg);
}
}
}