Trois questions que les acheteurs d’imprimés doivent poser pour contester le processus et prévenir le syndrome des 30 adresses

Pouvez-vous imaginer écrire la même adresse plus de 30 fois ?

Ne serait-ce pas une totale perte de temps ? N’y a-t-il pas tant de meilleures choses que vous pourriez faire ?

Incroyablement, cette quantité de répétition existe toujours au sein des entreprises. J’ai récemment visité une imprimerie. Ils avaient procédé à une revue de leurs processus. Et, oui, ils ont découvert qu’ils réécrivaient des adresses jusqu’à 30 fois.

Tout le monde a été émerveillé par ces résultats. Personne n’avait réalisé à quel point la duplication était effectuée.

Il serait facile de rire de ce que faisait cette entreprise

Cependant, toutes les entreprises seraient avisées de vérifier qu’elles n’ont pas d’histoires d’horreur similaires.

Il est facile pour n’importe qui de continuer à faire les choses à l’ancienne. De nouveaux processus sont ajoutés et, en un rien de temps, vous avez l’équivalent d’un processus de 30 adresses dans votre entreprise.

C’est pourquoi les acheteurs d’imprimés doivent toujours remettre en question les processus

Les acheteurs qui contestent le processus découvriront qu’ils ont un meilleur contrôle sur leurs projets. Ils peuvent également constater qu’ils ont un meilleur contrôle sur leur temps. Ils finiront par en faire plus, à la fois dans leur travail et personnellement.

Les acheteurs qui ne contestent pas le processus auront du mal à gérer le même niveau de réalisation. Ils seront embourbés dans des activités qui font perdre du temps. Ils auront du mal à contrôler à la fois leurs projets et leur temps.

Voici trois domaines dans lesquels vous pouvez vraiment bénéficier d’un processus stimulant.

Le processus de commande

Le processus de commande peut être l’une des activités les plus chronophages pour un acheteur occupé. Souvent, il y a un processus d’approbation compliqué à suivre. Ensuite, le bon de commande doit être émis. Ensuite, le bon de commande doit être approuvé. Ensuite, le bon de commande peut être émis.

Au cours de cette séquence d’événements, il peut être surprenant de constater combien de fois les informations doivent être réenregistrées.

Il vaut bien le temps de tout acheteur à regarder cette séquence d’événements. Y a-t-il plus d’informations qui peuvent être copiées électroniquement ? Existe-t-il un moyen plus automatisé d’obtenir l’approbation du budget ?

Cependant, le commander n’est pas le seul processus où il peut être facile de rendre les choses plus efficaces.

Livraison de fichiers

La livraison de fichiers peut également être pleine de processus chronophages. J’ai vu certaines entreprises perdre beaucoup trop de temps en revérifications inutiles. J’ai vu d’autres entreprises où le manque de contrôle fait peur.

Si une grande quantité de fichiers est impliquée, je recommanderais d’utiliser un système tel que Insight ou Delano. Les systèmes comme celui-ci sont hébergés par l’imprimante. Il permet de vérifier instantanément les fichiers et de les télécharger lorsque cela est pratique pour les deux parties. Il permet également à chacun dans l’entreprise de l’acheteur d’effectuer des contrôles quand il en a besoin.

Il y a un autre domaine où il vaut la peine de remettre en question le processus.

Rapports

J’avais l’habitude d’être impliqué dans la création de nombreux rapports financiers sur l’impression dans une entreprise précédente. Lorsque j’ai hérité de cette tâche, c’était un processus très manuel et chronophage.

Pendant mon temps dans le travail, j’ai réussi à automatiser beaucoup plus les choses. L’une de mes principales améliorations a été de demander aux fournisseurs et autres contacts internes de fournir des informations formatées de la manière dont j’avais besoin. Cela m’a permis de remplir automatiquement la feuille de calcul.

De nos jours, de nombreux logiciels d’achat d’impression peuvent créer automatiquement tous les rapports dont vous avez besoin. Vous pouvez également demander aux fournisseurs de pouvoir collecter automatiquement des informations. Bien entendu, vous devez également vérifier que le signalement qui vous est demandé est bien nécessaire !

Voici un exemple de la façon dont j’ai fait gagner beaucoup de temps à une entreprise

Un de mes clients avait l’habitude de créer des feuilles de travail manuelles pour chaque travail qu’il produisait. C’était une tâche très chronophage.

Lorsque j’examinais les opérations de la ligne de référence, nous avons apporté quelques modifications à ces fiches de travail :

• nous avons supprimé de nombreuses informations inutiles des fiches de poste
• nous avons créé un modèle informatique pour les fiches de poste
• les fiches de poste ont été remplies automatiquement à partir des informations déjà enregistrées

Les acheteurs étaient très reconnaissants de ces changements. Cependant, au début du processus, certaines personnes n’étaient pas convaincues que le système pouvait être amélioré. C’est une objection très courante.

Que se passe-t-il si je ne vois pas de meilleure façon de faire les choses ?

Parfois, il est difficile de voir comment changer les choses si vous êtes très proche des processus. Il est toujours plus facile de suggérer des améliorations pour le processus de quelqu’un d’autre.

C’est pourquoi il peut être très utile de demander à d’autres personnes de commenter vos processus. Vous voudrez peut-être demander à vos collègues ou fournisseurs ou même à un consultant externe.

Que vous choisissiez de le faire vous-même ou de demander de l’aide, vous devez remettre en question vos processus le plus tôt possible.

Voici trois points d’action pour commencer à améliorer vos processus

1. Choisissez un processus sur lequel vous concentrer
2. Demandez des commentaires sur ce processus aux fournisseurs et aux collègues
3. Notez les améliorations que vous apporterez et créez un calendrier pour le moment où vous les ferez

Vous ne trouverez peut-être pas que vous écrivez la même adresse 30 fois. Mais vous pourriez être surpris de ce que vous trouverez. Vous pourriez être surpris au moment où vous pourrez vous libérer de cet exercice.
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