Trois éléments essentiels pour spécifier un travail d’impression qui n’ont rien à voir avec l’impression

Pouvez-vous imaginer manger un repas de trois plats au restaurant dans un journal ?

Le journal peut convenir pour le fish and chips, mais ce n’est pas si bon pour les repas gastronomiques. Si vous payez un bon prix pour un excellent repas, vous vous attendez à plus que la nourriture. Vous vous attendez à prendre le repas dans une belle salle. Vous vous attendez à ce que la table soit dressée avec de bons couverts et à recevoir une serviette en lin. Vous vous attendez à un bon service de la part des serveurs.

C’est la même chose avec un travail d’impression. Il ne s’agit pas seulement de l’encre sur papier. Un travail d’impression doit être emballé de manière appropriée. Il doit être livré correctement. Elle doit être remplie de la manière la plus efficace.

Les acheteurs d’imprimés doivent examiner tous les domaines d’une spécification

Les acheteurs qui contestent tous les domaines d’une spécification constateront qu’ils obtiennent plus avec leurs budgets. Ils constateront également qu’ils peuvent contrôler leurs projets plus facilement.

Les acheteurs qui ne parviennent pas à gérer tous les domaines d’une spécification peuvent avoir des difficultés avec ce contrôle. Ils sont plus susceptibles de constater que les choses tournent mal après qu’un produit a quitté leur fournisseur. Ils peuvent également découvrir soudainement qu’ils ont beaucoup de coûts supplémentaires.

Voici trois choses à contester si vous voulez éviter ces coûts supplémentaires.

Emballage

Il est essentiel de spécifier correctement l’emballage d’un produit imprimé. L’emballage peut avoir deux effets majeurs.

Premièrement, de nombreux acheteurs spécifient trop l’emballage. Un emballage inutile peut augmenter considérablement les coûts d’impression. Cela peut également entraîner des coûts supplémentaires dans les maisons de distribution. En effet, le personnel de traitement des commandes peut devoir passer plus de temps à déballer les articles et à se débarrasser de l’emballage.

Cependant, j’ai aussi vu le problème inverse. J’ai vu des palettes mal emballées tomber en panne pendant leur trajet de livraison. Les effets peuvent être horribles et coûteux.

En parlant de livraison, c’est un autre domaine que les acheteurs d’imprimés doivent examiner attentivement.

Livraison

Il est important de réfléchir au niveau de livraison dont vous avez besoin. Est-il vraiment nécessaire d’utiliser un véhicule dédié ? La livraison pourrait-elle être effectuée par le service de messagerie de nuit ?

Naturellement, il y a des moments où les services de messagerie de nuit sont inappropriés. Si vous avez besoin d’une livraison garantie à une exposition, par exemple, vous êtes bien mieux avec un chauffeur dédié.

Certains acheteurs demandent des copies de fichiers livrées à leurs bureaux. Souvent ceux-ci sont réalisés par une livraison dédiée. Cela peut représenter une énorme dépense supplémentaire qui peut ne pas être nécessaire.

Enfin, les acheteurs doivent se demander s’ils veulent une seule livraison. Il peut être plus facile de gérer un certain nombre de petites livraisons. Cela peut réduire les coûts d’entreposage ou le besoin de personnel d’exécution supplémentaire, même si les frais de livraison sont légèrement plus élevés.

L’exécution est un autre domaine que les acheteurs devraient examiner de près.

Accomplissement

Les coûts d’entreposage ne sont souvent pas examinés par les acheteurs d’imprimés. Cependant, le coût de l’entreposage peut facilement l’emporter sur les économies réalisées sur un long tirage.

Les acheteurs doivent également être conscients des exigences de prélèvement et d’emballage. Est-ce que ceux-ci doivent être quotidiens ? Il peut bien être moins cher de ramasser et d’emballer une ou deux fois par semaine.

Il est également facile de négliger les coûts du dernier kilomètre. Choisir le bon service postal ou de messagerie peut faire une grande différence dans vos coûts. Cela peut également faire une grande différence pour la satisfaction de vos clients.

Voici comment j’ai économisé des milliers de livres à une entreprise en 30 minutes

Je regardais les frais postaux à l’étranger pour une grande entreprise de magazines. J’ai eu une réunion de 30 minutes avec les responsables du budget et le fournisseur postal.

À la fin de la réunion, nous avions convenu d’une nouvelle façon de facturer le poste. Cela demande un peu plus de travail au service comptable. Cependant, cela a été facilement compensé par les importantes économies de coûts.

Lors de la même réunion, j’ai demandé pourquoi toutes les livraisons étaient effectuées par des services postaux premium. Les responsables du budget n’avaient pas revu leurs besoins depuis longtemps. Il s’est avéré qu’une partie du courrier pouvait être envoyée par un service moins cher et plus lent.

Certains acheteurs d’imprimés pourraient être surpris que je suggère qu’ils examinent ces domaines.

Ce n’est pas le travail des acheteurs d’impression de s’inquiéter de ces coûts

Je ne serais pas d’accord avec cette affirmation. Un bon acheteur examinera les coûts et les processus de tous les domaines d’un travail. Il ne devrait pas s’agir uniquement d’impression. Vos clients internes seront très reconnaissants si vous regardez ces autres domaines.

Voici trois points d’action pour vous aider à démarrer

1. Rencontrez le personnel des opérations en aval. Parlez aux équipes des entrepôts et des centres de distribution et aux responsables de la distribution des articles imprimés que vous achetez.
2. Découvrez quels sont leurs défis.
3. Examinez comment vos spécifications d’impression peuvent les aider à résoudre les problèmes.

Vous serez bientôt sur la bonne voie pour créer une spécification d’impression vraiment complète.

Vous n’accepteriez pas un restaurant mal décoré ou un mauvais service d’attente

Pourquoi vos clients devraient-ils accepter des travaux d’impression mal emballés ou mal livrés ?
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