Kits physiques pour événements virtuels
COVID-19 a un impact dramatique sur les industries du voyage, du tourisme et des conférences. Couplé aux commandes d'abris sur place, il y a une augmentation spectaculaire des réunions vidéo pour soutenir le travail à domicile. Cette adoption accrue de la collaboration vidéo facilite les conférences physiques et les événements se déplaçant en ligne et devenant des événements virtuels.
Selon Becky Braud, stratège événementielle chez Sprout Social, une entreprise qui fabrique des logiciels de gestion des médias sociaux:
"L'un des aspects les plus importants de tout événement est de créer un lien entre le participant et la marque, l'organisation ou la cause au centre de l'événement."
Atteindre cette connexion est difficile avec un événement numérique. La solution de l'équipe des événements sociaux Sprout consistait à créer un kit d'événement physique pour augmenter la connexion entre les participants et la conférence virtuelle Sprout Sessions Digital 2020. Braud explique:
«Nous savions que pour obtenir ce sentiment d'appartenance et d'attachement à un événement numérique, nous devions lui donner vie d'une manière ou d'une autre. C'est là que l'idée d'avoir un kit d'événement physique est entrée en jeu. »
Les kits d'événements aident à atteindre les objectifs de l'événement
Un kit d'événement peut aider les événements virtuels à atteindre leurs objectifs de plusieurs manières.
Sensibilisation et intérêt
Les kits de marketing d'influence sont couramment utilisés dans les cosmétiques, la mode et d'autres industries. Les gens partagent des packages innovants ou surprenants qu'ils reçoivent sur les réseaux sociaux. Les influenceurs et les participants partagent maintenant des kits d'événements qu'ils reçoivent sur les réseaux sociaux, ce qui contribue à promouvoir l'événement. Voici deux exemples de kits d'événements partagés pour promouvoir des conférences virtuelles.
Si propre!
J'assiste à un @EventGeek conférence virtuelle demain.
Aujourd'hui, un butin de conférence s'est présenté à ma porte ??
Pour info: @todcordill # reboot2020 #eventprofs pic.twitter.com/klvCaEJiQC
– Dennis Shiao ✍️ (@dshiao) 14 avril 2020
Je viens de recevoir un "kit" par la poste des beaux humains à @SproutSocial avant un événement virtuel de deux jours. Le fait de les considérer comme des expériences par rapport aux événements ouvre un tas de possibilités. Comment pouvons-nous créer des jetons ou des pierres de touche qui ramènent encore et encore les bonnes vibrations? ? https://t.co/3ZMOxFX4Fy
– Karri Carlson (@heykarri) 12 mai 2020
Inscriptions Drive
Une façon de conduire l'action est de créer un sentiment d'urgence. Par conséquent, la disponibilité du kit Sprout Social est limitée aux 500 premiers inscrits. Cela a incité à s'inscrire tôt.
Augmentez la connexion et l'engagement
Créez une connexion physique à un événement virtuel pour stimuler la connexion et l'engagement. Selon Braud: «Nous voulions que nos participants ressentent toujours la joie d'assister à un événement où vous avez vos éléments essentiels avec vous, comme un agenda, un bloc-notes et un objet de marque. Nous avons également fourni des moments de surprise et de plaisir avec des collations et autres friandises. Ces packages ont encouragé les participants à aménager leur espace et à ressentir une partie de l'expérience plutôt que de participer de manière plus passive en se contentant de se connecter en arrière-plan. »
Cette année, le projet de la WNBA a été réalisé comme un événement virtuel. La WNBA a envoyé des kits d'événements aux meilleurs rédacteurs pour qu'ils se sentent plus connectés à l'événement. Voici un résultat:
En une année sans précédent, le @WNBA innove pour que les joueurs se sentent spéciaux et connectés avec le commissaire@CathyEngelbertIl s'agit d'un package de BIENVENUE de niveau SUIVANT. Les joueurs ont également reçu les 12 chapeaux d'équipe afin qu'ils soient prêts lorsqu'ils seront sélectionnés! TELLEMENT CRÉATIF. pic.twitter.com/7kjXd9nWwY
– Holly Rowe (@sportsiren) 17 avril 2020
Les dessins Raffles peuvent être réalisés tout au long d'un événement virtuel pour augmenter l'engagement. Le tirage des billets ou des codes inclus dans le kit peut soutenir les concours tout au long de l'événement. Vous pouvez également créer la surprise en incluant des expériences de réalité virtuelle qui sont révélées pendant l'événement.
Conversion
Le marketing événementiel ne devrait pas se terminer à la fin de l'événement. Les objectifs post-événement peuvent inclure la création de nouveaux clients ou le retour des participants l'année prochaine. Suivez un événement avec le publipostage ou un package post-événement pour maintenir le buzz, garder votre marque en tête et augmenter les conversions.
Types d'événements virtuels
De nombreux types d'événements sont passés en ligne:
- Galas de collecte de fonds
- Début du Collège et événements d'accueil
- Dégustation de vins
- Conférences
Récompenser les anciens donateurs avec un kit pré-événement incite à assister à l'événement. Une trousse de remerciement post-événement permet de maintenir l'engagement des donateurs.
C'est le bon moment pour commencer à parler aux collèges des kits de bienvenue pour la fin de l'été. Il s'agit d'une excellente occasion cette année, car de nombreuses écoles ont déjà annoncé que les cours du trimestre d'automne seront en ligne.
Les événements virtuels de dégustation de vin deviennent également populaires. Un paquet de vins est expédié avant l'événement, et un sommelier en vins anime une dégustation de vins. Si vous n'avez pas d'établissements vinicoles dans votre région, le même concept peut être utilisé par les cavistes, les restaurants et les épiceries.
Les conférences physiques n'ont pas lieu. Les planificateurs de conférence ont le choix d'annuler la conférence, de la reporter à une date indéterminée ou de déplacer la conférence en ligne. Pour de nombreuses organisations, un événement virtuel est un choix évident.
Comment créer votre entreprise de kits de conférence
Les conférences virtuelles ont une planification beaucoup plus courte que les conférences physiques, qui doivent être planifiées des mois, voire des années à l'avance. Sprout Social a décidé de créer son kit d'événement seulement quatre semaines avant la date de début de la conférence. Cela présente des opportunités à court terme pour votre entreprise d'impression.
Voici quelques conseils pour développer votre activité de kit événementiel:
- Créez une liste d'événements virtuels et contactez les planificateurs d'événements. Vous pouvez trouver des événements sur des sites Web tels que Meetup, Eventbrite et les recherches Google.
- Informez les planificateurs d'événements de la façon dont les kits d'événements peuvent les aider à atteindre leurs objectifs.
- Soyez un fournisseur de solutions complètes pour les kits d'événements.
Selon Becky Braud de Sprout Social:
«Notre équipe a dirigé l'idéation et la conception ainsi que l'identification des fournisseurs pour chacun des articles de l'emballage. Il est toujours difficile de rassembler un emballage physique, car vous voulez vous assurer qu'il est uniforme, que les schémas de couleurs fonctionnent ensemble, que le dimensionnement des éléments inclus a un sens pour la boîte utilisée et d'innombrables autres détails. Nous avons traversé de nombreuses conversations et fourni des instructions détaillées afin que chaque boîte soit correctement emballée. Bien que cela puisse parfois ressembler à beaucoup de va-et-vient, assurer l'alignement fait que le résultat final en vaut la peine. »
Une entreprise d'impression commerciale peut être un fournisseur à source unique pour les kits d'événements virtuels. Vous pouvez fournir des calendriers d'événements imprimés et d'autres garanties et trouver des produits promotionnels adaptés à l'événement. Un emballage personnalisé représente la marque bien mieux qu'une boîte d'expédition brune. Vous pouvez également préparer et distribuer les packages. Cette large gamme de capacités libère du temps aux planificateurs d'événements pour se concentrer sur leur événement.
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