Salon exposant 101: F comme dans FRET

Dans mon dernier post, j'ai parlé de drayage. Qu'est-ce que c'est, comment calculer votre budget de factage, et certaines des in et out de quoi faire pour minimiser vos dépenses (lien hypertexte à la poste du mois dernier). Ce mois-ci, je me concentre sur comment amener vos affaires au lieu du spectacle. Le ramener à la maison est un truc tout à fait différent et nous en reparlerons le mois prochain.

Expédition, cela semble assez simple. Droite? Emballez vos affaires dans une boîte, collez-la et adressez-la. Appelez votre transporteur préféré et c'est parti – "On se voit au show Stuff! Voyages sûrs! "

Ahhh, si seulement c'était aussi facile.

Le problème est que dans la plupart des cas vous avez besoin de vos affaires pour arriver à un entrepôt avancé plusieurs semaines avant le début du spectacle. Si tout va bien, vous avez soigneusement planifié ce que vous envoyez et le fait que votre matériel doit partir six semaines avant la date réelle de spectacle n'est aucun problème pour vous.

Habituellement, l'expédition de vos matériaux à l'entrepôt anticipé est l'option la plus rentable et la plus efficace pour amener vos matériaux au spectacle. Assurez-vous de vérifier votre trousse d'exposant pour les dates de livraison acceptées pour votre événement. Il y a habituellement une fenêtre de temps de 3 à 4 semaines où le fret sera accepté avant le spectacle.

Alternativement vous pouvez expédier votre matériel directement à montrer – mais l'expéditeur méfiez-vous des in et out de "cible" dont j'ai parlé dernier Dans l'un ou l'autre scénario, la plupart des entrepreneurs de services généraux (GSC) vous informeront par courrier électronique de la réception des documents qui ont été envoyés à votre organisation. C'est maintenant que vous vous rendez compte que le numéro de suivi et la description de chaque boîte sont critiques pour l'entreprise.

Pour minimiser les risques d'égarement de votre fret, suivez ces règles simples AVANT que votre envoi quitte votre installation:

• CLAIREMENT marquer chaque paquet avec le nom de votre entreprise, le numéro de votre stand, le nom de votre contact et votre numéro de téléphone mobile. Facilitez-vous la vie et utilisez les gabarits fournis par les CSS dans votre trousse d'exposants. C'est une évidence!
• Notez les numéros de suivi de chaque expédition et ce qui est DANS l'envoi sur une feuille de calcul. Il n'y a rien de pire que d'essayer de trier une mer de carton ondulé pour essayer de trouver les cartons qui manquent et, oh oui, ce qu'il y a dans les cartons sur le chantier
• identifiants à l'extérieur de chacun. Votre cerveau cherchera instantanément des œuvres d'art sur la messagerie lorsqu'il sera confronté à des milliers de boîtes.
• Gardez le numéro de téléphone de votre transporteur à portée de main. Si vous n'avez pas accès à Internet, la plupart sont heureux de vous aider par téléphone.
• Utilisez une compagnie de fret qui a de l'expérience avec les foires commerciales. Livraison à l'avance entrepôt ou directement à montrer le site est complètement différent de livrer à une maison ou un bureau avec des règles et des restrictions différentes. Assurez-vous que votre transporteur est au courant du processus, surtout lorsqu'il doit livrer directement au salon, et qu'il doit passer par le poste de triage.

Maintenant que votre fret est en bon état et a été livré au kiosque, vous êtes prêt -up et obtenez votre équipe sur le chemin d'avoir un grand spectacle. Pour vous, le moment est venu de planifier le départ. Dans le sac d'astuces du mois prochain, je vais vous expliquer comment ramener votre fret avec le moins de stress pour vous.