Quatre façons dont la tarification d’impression automatisée peut faciliter la vie d’un acheteur (et comment choisir le bon système)

Avez-vous du mal à trouver suffisamment d’heures dans la journée ?

Que vous soyez un acheteur à temps plein ou que vous gériez un rôle administratif plus général, la pression sur votre temps n’a jamais été aussi grande. Les entreprises attendent de plus en plus de leur personnel. L’accent est mis sur des processus efficaces.

Le problème, c’est qu’il peut être difficile de travailler efficacement si vous vous procurez de l’impression. Il existe une vaste gamme de produits et de processus différents. Cela signifie que vous ne pouvez pas compter sur une seule imprimante, ou même sur un petit groupe de fournisseurs. Chaque entreprise a une gamme d’équipements et de spécialisations légèrement différente. Chaque produit doit être abordé d’une manière différente.

Il est parfois difficile de s’assurer que vous approchez les bonnes entreprises pour une spécification d’impression particulière. Cela nécessite des connaissances spécialisées que de nombreux acheteurs n’ont pas, sauf s’ils achètent des imprimés depuis de nombreuses années. Même si vous savez ce que vous faites, il peut être difficile de vous assurer que vous trouvez le bon fournisseur et le bon prix. C’est aussi un processus qui prend du temps.

Cependant, de nos jours, il existe une autre solution.

Les systèmes de devis d’impression automatisés peuvent faire une réelle différence

De nos jours, les bons systèmes peuvent offrir des solutions très intelligentes. Ils offrent également des avantages importants aux acheteurs. Le plus évident d’entre eux est le gain de temps. Les acheteurs approchent généralement trois fournisseurs pour établir un devis sur un travail. En règle générale, il s’agit d’un processus très manuel. L’acheteur établit le cahier des charges. Chaque imprimerie établit un prix pour son système. Ils envoient ensuite leur devis par e-mail à l’acheteur qui compare les coûts. Tout cela prend du temps. Avec un système automatisé, beaucoup plus de fournisseurs peuvent être approchés. L’ensemble du processus est automatique et la tarification est pratiquement instantanée.

Le processus automatisé présente un autre avantage. Il y a moins de risques d’erreurs. Avec l’estimation traditionnelle, il y a beaucoup de ressaisie des données. Une erreur dans les données peut entraîner des coûts incorrects et toute une série de problèmes plus tard.

Ensuite, les systèmes automatisés réduisent les besoins en connaissances des acheteurs. Choisir la bonne presse pour un travail nécessite une bonne compréhension technique de l’impression. Même les bons acheteurs et estimateurs d’impression ont parfois du mal à trouver les meilleures options de presse. Les solutions automatisées permettent désormais de comparer rapidement toute une gamme de solutions.

Enfin, les systèmes automatisés facilitent grandement la déclaration. Il n’est plus nécessaire de s’acharner sur les feuilles de calcul pour rapporter les bonnes informations.

Alors, que devriez-vous rechercher si vous investissez dans un système comme celui-ci ?

Comment sont sélectionnés les fournisseurs ?

Tous les systèmes ont besoin de fournisseurs pour fournir des devis. Cependant, tous les systèmes ne sélectionnent pas les fournisseurs de la même manière. Certains systèmes permettent à n’importe quel imprimeur de se joindre et de faire un devis. D’autres procèdent à une procédure de présélection. Je recommanderais toujours de choisir un système qui effectue une sorte de procédure de sélection.

Comment sont créés les prix ?

Il s’agit d’un élément essentiel du système. Les meilleurs systèmes élaborent en fait toutes les différentes configurations de presse potentielles chez chaque fournisseur. Les systèmes moins sophistiqués reposent sur des calculs plus basiques. Ceux-ci ne vous donnent pas toujours le meilleur prix.

Quels niveaux de service sont inclus ?

Certains systèmes ont plus d’humains derrière eux que d’autres. Pouvez-vous réellement parler à quelqu’un si vous rencontrez des problèmes ?

Le système est-il facile à utiliser ?

Si vous êtes nouveau dans le monde de l’impression, trouverez-vous facile de créer une spécification. Certains systèmes s’attendent à ce que vous ayez une connaissance raisonnable de l’impression. D’autres utilisent des graphiques simples et des questions pour vous guider tout au long du processus.

Quelle est la gamme de produits avec lesquels le système fonctionnera ?

Encore une fois, il peut y avoir une grande variation dans les produits que vous pouvez réellement acheter à l’aide d’un système automatisé. Assurez-vous que votre système couvre tous les produits clés dont vous aurez besoin pour votre entreprise.

Dans quelle mesure le flux de travail est-il adaptable ?

Que se passe-t-il si vous devez apporter des modifications au milieu d’une tâche ? Le système pourra-t-il y faire face ? Ou devrez-vous recommencer le processus de devis depuis le début ?

Que se passe-t-il lorsque vous passez une commande ?

Assurez-vous que le système dispose également d’un bon système de gestion des tâches. Est-ce que cela soulèvera toutes les bonnes communications lorsque vous serez prêt à poursuivre un travail ? Comment serez-vous informé de l’avancement des travaux ? Comment l’épreuvage sera-t-il géré ? Le système peut-il créer des rapports d’achat utiles.

Cependant, même s’il est possible de répondre de manière satisfaisante à toutes ces questions, certains acheteurs sont encore nerveux face aux systèmes d’achat automatisés.

Abandonner le contrôle de votre base de fournisseurs n’est-il pas un risque ?

Si vous avez une approche très tactique vis-à-vis de fournisseurs particuliers, il peut y avoir un risque ici. Si une imprimante fait partie d’une chaîne d’approvisionnement intégrée, le passage à un système de devis automatisé peut ne pas être approprié.

Cependant, la plupart des impressions sont achetées juste à temps. Les entreprises ne sont pas intégrées dans une chaîne d’approvisionnement. Par conséquent, changer de fournisseur ne présente pas de risque tant qu’il existe un processus de présélection effectué par le fournisseur du système de devis. Ce type d’achat d’impression est parfait pour l’automatisation.

Il y a un avantage supplémentaire pour ce type d’impression. Les acheteurs seront exposés à un éventail beaucoup plus large de fournisseurs. Cela signifie qu’ils sont beaucoup plus susceptibles de trouver le meilleur fournisseur adapté à leur travail.

Voici une solution potentielle pour ceux qui recherchent un système comme celui-ci

On m’a récemment montré un nouveau système par www.3PrintPrices.com Leur solution a coché toutes les cases pour moi. Si vous envisagez un système de tarification automatisé, cela vaut la peine de vérifier leur solution.
================================================= =====
PS Inscrivez-vous dès maintenant pour vous assurer de recevoir plus d’idées sur l’achat d’imprimés créatifs et de recevoir un exemplaire gratuit de « Ten Common Print Buying Errors And What To Do About Them » (d’une valeur de 19 £ / 29 $)